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Effektiv Kosten sparen

von Peter Frhr. von Quernheim

Entwicklungszyklen werden immer schneller, der Wettbewerb in allen Branchen verstärkt sich und die Globalisierung forciert die Trends, sich auf einen immer stärker werdenden Verdrängungswettbewerb einzustellen. „Disruptiv ist der neue Trend. Eine disruptive Technologie ist eine Innovation, die ein bestehendes Produkt oder eine bestehende Dienstleistung völlig verdrängt. Donald Trump etwa ist hochgradig disruptiv, weil er sowohl ein bestehendes Produkt, nämlich eine kompetente US-Präsidentschaft, als auch eine bestehende Dienstleistung, nämlich eine entfernt vernünftige Diplomatie, völlig verdrängt (Quelle: https://www.berliner-kurier.de/28264822 ©2018)“.

 

Als Trainer für Verhandlungsführung im Vertrieb, spezialisiert auf harte Preisverhandlungen, erlebe ich bei all den Unternehmen, für die ich in den letzten Jahren seit der Finanz- und Wirtschaftskrise arbeiten durfte, wie stark die Margen unter Druck geraten sind. Für die Unternehmen wird es immer wichtiger, intern sämtliche Möglichkeiten für Kostenreduktionen auszuschöpfen, ohne durch Rationalisierungen die eigene Wettbewerbsfähigkeit zu gefährden. Was zur Notwendigkeit führt, kritisch auf die eigenen Prozesse zu schauen, nicht nur im Hinblick auf das Erkennen und die Definition von „Mehrwerten“, sondern vielmehr deshalb, um über Prozessoptimierungen Potentiale freizusetzen. Genau an diesem Punkt setzt Digitalisierung ein, auch wenn das im Einzelfall vielleicht einmal bedeuten kann, eigene und liebgewonnene Prozesse in den Vergleich zu externen Lösungen zu stellen.

 

„Sei es im Kundenservice, in der Optimierung interner Prozesse, bei den Schnittstellen zu Geschäftspartnern oder Lieferanten, oder bei der Vertriebssteuerung - das Schlagwort ist Industrie 4.0. (Quelle: http://www.manager-magazin.de/unternehmen/artikel/industrie-4-0-digitalisierung-ja-aber-richtig-a-1158870.html vom 12.02.2018).

 

Aus der Schweiz kommt jetzt über die INTRASOFT AG ein cloud-basiertes Tool zur Projekt- und Ressourcenplanung, das „aus“ der Praxis „für“ die Praxis entstanden ist. Das ursprünglich mangels geeigneter Systeme für die eigene Planung und Simulation selbst entwickelte Tool, erreichte schnell durch den permanenten Austausch mit der Schweizer Industrie als zukünftiger Anwender den Expertenstatus. Heute zeigt sich dem Anwender ein einfaches und wirkungsvolles Instrument, das Entscheidern und Anwendern in Echtzeit alle Informationen bereitstellt, auf deren Grundlage nicht nur kritische Situationen wesentlich früher erkannt werden können, sondern grundsätzlich wichtige Entscheidungen fundiert getroffen werden können.

Damit lassen sich nicht nur Abläufe vereinfachen und Mehrfacharbeiten in der Projektarbeit eliminieren – und darüber sichtbare Kosteneinsparungen realisieren (bisherige Analysen von Anwendern zeigen eine Amortisation in wenigen Wochen), der tatsächliche Effekt steckt in der Fehlervermeidung. So beziffern Fach- und Führungskräfte der deutschen Wirtschaft den Schaden durch fehlerhafte Projektarbeit auf jährlich zweistellige Milliardenbeträge (in Euro). Eine Befragung unter Top-Managern deckt die wichtigsten Mängel der Projektarbeit und Ressourcenplanung auf:

 

  • Projektziele sind nicht klar definiert (71%)
  • Zeitvorgaben sind unrealistisch (61%)
  • Mangelnde Abstimmung aller am Projekt Beteiligten (55%)
  • Fehlerhafte Kommunikation innerhalb des Unternehmens (45%)
  • Projektleiter sind überlastet (44%)
  • Budgetrahmen ist unrealistisch (43%)
  • Feinplanung erfolgt nicht sorgfältig genug (41%)
  • Komplexität des Vorhabens wird unterschätzt (39%)
  • Berichtswesen/Reporting funktioniert nicht reibungslos (36%)
  • Es fehlt ein Projekt-Cockpit, aus dem heraus das Projekt gesteuert wird (36%)

 

Wie können solche Mängel entstehen? Leider sind es oftmals „Kleinigkeiten“, die sich im Verlauf eines Projektes zu echten Problemen entwickeln können. Das nachfolgende Beispiel ist leider nicht fiktiv:

 

Ein Projektmitarbeiter wird einem Projekt zugeordnet, ohne dass dessen aktuelle Auslastung (z.B. Tagesgeschäft) und seine tatsächliche Kompetenz im Projekt zu 100% bekannt und berücksichtigt sind bzw. im Rahmen der eingesetzten Tools nicht berücksichtigt werden können:

 

Folge1: Projektmitarbeiter braucht für die Durchführung von Testfällen länger als geplant!

Folge2: Testliste wird zu spät z.B. an IT zurückgegeben!

Folge3: Fehler werden damit zu spät erkannt und behoben!

Folge4: Geplantes Projektende verschiebt sich!

Folge5: Bestimmte Kapazitäten stehen nicht mehr zur Verfügung

Folge6: Neuplanung Projekt erforderlich!!!

Folge7: Geplantes Budget kann nicht mehr eingehalten werden!!!

Folge8: Aufwandsexplosion (Besprechungen, Mails, Telefonate, Neuplanung, neues Budget etc.)

 

Entsprechend ging es der INTRASOFT AG bei der Entwicklung des Tools zur Projekt- und Ressourcenplanung in der Hauptsache darum, die bekanntesten Fehler in der Projektarbeit mit Lösungen versehen in die Entwicklung einfließen zu lassen. Herausgekommen ist ein einfaches System, das jedem Entscheider über Simulationen und Planungen bereits im Vorfeld per Knopfdruck  kritische Pfade aufzeigt und damit hilft, realistische Lösungen zu generieren. Denn was Fehler in der Projektarbeit bewirken können, das zeigt schockierend die Webseite www.eusprig.org auf (z.B. 6 Billion $ J.P.Morgan‘s Loss from a cut and paste error in Excel).

 

Mehr Informationen unter pv-business@cco-coaching.de

oder mobil: +49(0)171-4115778 Peter Frhr. von Quernheim